Trámites online en España: qué ya es digital y qué no

La burocracia en España ha cambiado mucho en los últimos años. Hoy muchos trámites para montar un negocio en España se pueden hacer online. Pero no todos, y los que sí son digitales tienen sus propias trampas: identificación, plazos y notificaciones que nadie te avisa de que han llegado.

En esta guía repasamos qué pasos puedes hacer desde casa, cuáles aún piden cita previa o presencia, y dónde conviene ir con cuidado.

Identificarte online: Cl@ve y certificado digital

Casi todo empieza aquí. Para hacer trámites por internet necesitas una forma de identificarte ante la Administración.

Cl@ve

Cl@ve es el sistema de identificación de la Administración. Sirve para muchas gestiones con Hacienda y la Seguridad Social. Para usarlo, primero tienes que registrarte. Según tu caso, el registro puede hacerse por internet o puede requerir ir a una oficina. Si eres extranjero, comprueba con antelación qué opción te sirve con tu NIE.

Certificado digital

El certificado digital de persona física (por ejemplo, el de la FNMT) permite firmar y hacer trámites que Cl@ve no cubre. La solicitud empieza online, pero necesitas acreditar tu identidad; lo habitual es hacerlo en una oficina de registro, aunque existen otras vías según el caso. Cuando tengas tu sociedad, podrás pedir también un certificado de representante de la empresa.

Consejo práctico: consigue tu identificación digital antes de necesitarla. Es el paso que más retrasa todo lo demás.

Montar un negocio en España online: CIRCE y PAE

El sistema CIRCE permite iniciar la creación de una S.L. o el alta como autónomo por vía telemática. Puedes hacerlo tú mismo con certificado digital o a través de un Punto de Atención al Emprendedor (PAE), que te ayuda a rellenar el documento único electrónico.

Para una S.L., el proceso es más ágil si usas estatutos tipo. Aun así, sigue habiendo pasos con terceros: la notaría, el Registro Mercantil y el banco. El plazo total depende de cada caso, así que no te fíes de promesas de días exactos.

Alta de autónomo, Hacienda y Seguridad Social

Con Cl@ve o certificado digital puedes hacer online muchas gestiones básicas:

• La declaración censal de alta en Hacienda (modelo 036).

• El alta en el régimen de autónomos de la Seguridad Social.

• La presentación de declaraciones periódicas.

• La consulta de tu situación y de tus datos.

Que se pueda hacer online no quiere decir que sea fácil. Un error en una fecha o en un dato puede costar tiempo y dinero corregirlo. Si no tienes claro qué casilla marcar, consulta con tu gestoría.

Lo que aún necesita cita previa o presencia

Algunos trámites siguen siendo presenciales, sobre todo para extranjeros:

• Extranjería: la toma de huellas para la TIE y otros trámites de residencia suelen requerir cita previa y presencia.

• Notaría: la firma de la escritura de una S.L. se hace ante notario. En algunos casos la ley ya permite la firma por videoconferencia; pregunta a tu notaría si lo ofrece.

• Casos concretos en Hacienda o Seguridad Social que no se resuelven online y requieren cita previa.

Pide las citas con tiempo. En algunas oficinas la disponibilidad es limitada.

Notificaciones electrónicas: la parte que más se olvida

Las sociedades están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos. Eso significa que muchas notificaciones no llegan en papel, sino a la DEHú o a la sede electrónica de la AEAT.

En la sede de la AEAT, si una notificación pasa 10 días naturales sin abrirse, se considera practicada y los plazos empiezan a contar. Revisarlas es tu responsabilidad. Ningún servicio de domiciliación lo hace por ti, y el correo en papel que llega a tu dirección no sustituye esa revisión. Activa los avisos por email que ofrecen estas plataformas y entra con regularidad.

Tu dirección de empresa, resuelta

Para cualquiera de estos trámites necesitarás una dirección para tu empresa. En Ofinova te ofrecemos domiciliación fiscal en Madrid en Calle de Cadarso 16, Local, 28008 Madrid, junto a Plaza de España: un local físico abierto de lunes a viernes de 09:00 a 18:00, para autónomos y S.L.

Recibimos tu correo en papel y, con Mail Essential, te avisamos por email, escaneamos bajo solicitud y reenviamos. No hacemos trámites por ti ni damos asesoramiento, pero si lo necesitas te podemos presentar a una gestoría o un abogado independientes. Te atendemos en español, inglés y coreano.

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